ExcelとWordの差し込み印刷で広島東洋カープ支配下選手の縦置きカードを作る

≪目次≫

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いきさつ

 5月5日のブログで「広島東洋カープ外野手のカード(名札)をWordの差し込み印刷で作った」を載せたが、何か中途半端。この際、全選手の顔写真入りカードを作ろう‥‥ と決めた。

 ここでは「広島東洋カープ 2019年度 選手一覧」の情報を利用します。このサイトの情報・画像等の無断転載は禁じられていますが、「一カープファンが個人的に利用する」ことを前提に「日本野球機構」の了解は得ていません。そのこともあり、作り方は概要にとどめ、詳細は「顔をみて‥‥」とします。
ここで使用したアプリ

フォルダーの作成

 ここで作ったファイルがバラバラにならないようフォルダーを作って一元管理します。
説明の都合上、下記としますが、場所、名前ともこのとおりである必要はありません。但し、作業を進めた後にフォルダー名や場所を変えると、トラブルの元となります。

  1. ExcelとWordで作るカープカード」フォルダーを作成する。
    • 作る場所は任意ですが、一般的には「ドキュメント」でしょう。
    • フォルダー名も任意ですが、ここでは「ExcelとWordで作るカープカード」とします。
  2. ExcelとWordで作るカープカード」の下に「画像」フォルダーを作成する。
    • ここで使う画像の保存場所です。


Excel で「選手一覧」表を作る

 ここで作成するファイル名は任意であるが、ここでは「選手一覧」とする。

  1. Excelを起動する。
  2. A列の セルの書式設定/表示形式 を「文字列」にする。
    • 上記サイトを見ると、No.(背番号)が「0」と「00」の選手がいる。このまま Excel にコピペすると両方とも 0 になってしまうので、セルの書式を「文字列」にし、識別できるようにする。
  3. 上記サイトの
    1. 支配下選手」を Excel にコピペし、[貼り付け先の書式に合わせる]。
    2. 「育成選手」を Excel追加コピペし、[貼り付け先の書式に合わせる]。

  4. 1行目の項目名を変更する。
    • No. → 背番号
    • 監督 → 名前
    • 生年月日の右を順に「身長」「体重」「投」「打」を入力する。
      • 3行目(「投手」の行)をコピーしてもよい。
    • その後、行の幅を1行になるように整える。(任意)
  5. 列を挿入し、下記項目を作る。完成後のイメージは下図
    • A列:No
    • B列:区分 ‥‥ 支配下選手/育成選手 を区別するためのコードで、入力する。
      • 0:監督(選手ではないので‥)
      • 1:支配下選手
      • 2:育成選手
    • C列:正位置 ‥‥ ポジション
      • 選手名の先頭行にある正位置(例えば 鈴木 誠也 は「外野手」)を張り付けて作る。
    • F列:ふりがな ‥‥ 後述の「個人年度別成績」からコピペする。
    • L列:経歴 ‥‥ 後述の「個人年度別成績」からコピペする。
    • M列:画像 ‥‥ 列の確保のみ。

  6. 元項目名の行を削除する。
    • 例えば「区分」が空の行。

  7. ふりがなと経歴の取り込み
     例えば「鈴木 誠也」選手は‥‥
    1. 前述サイトの 鈴木 誠也 に移動する。
    2. ふりがな を選択・コピーし、Excel に張り付ける。
      • [貼り付けのオプション]は、何でも良いようだが...
    3. 経歴 を選択・コピーし、Excel に張り付ける。
    4. 上記を繰り返す。
       但し監督はリンクが張られていないので、下記とする。(ウィキペディアより引用。入力は任意)
      • ふりがな:おがた・こういち
      • 身長:181
      • 体重:80
      • 投:右
      • 打:右
      • 経歴:鳥栖
      • 備考:外野手


画像(顔写真)のダウンロード

 ファイル名は「ふりがな」とし、画像フォルダーに保存する。
例えば 鈴木 誠也 の場合は、

  1. 前述サイトの 鈴木 誠也 に移動し、
  2. まず、ふりがな を選択・コピーする。‥‥ ファイル名にするため。
  3. 顔写真を右クリック ⇒[名前を付けて画像を保存]する。(Firefoxの場合)
  4. 画像の保存・ダイアログボックスで、
    • 保存場所を「画像」にし、
    • ファイル名は、クリップボードを貼り付け、
    • [保存]する。

以下、これを繰り返す。


Excel の「選手一覧」をWordにコピペし顔写真を取り込む

  1. Excel「選手一覧」の表部をコピーし、
    • 事前に印刷の順番に並べておく。
  2. Wordの白紙文書に貼り付ける。貼り付けのオプションは[貼り付け先のスタイルを使用]がお薦め。
    • 白紙文書は「選手一覧テンプレート」の利用がお薦め。
  3. 完成した表は、
    • 「経歴」を除き*1、[文字列の幅に合わせる」がお奨め。
    • 1行目(タイトル)は、[タイトル行の繰り返し]がお奨め。
選手一覧テンプレートとは

 下記ページ設定がしてあるマクロ有効テンプレート(拡張子.dotm)。強いてマクロを使う必要はない。

  • ページ設定
    • 用紙:B4 横置き。
    • 余白:上下左右とも 10mm ‥‥ 広く使いたいため。
    • ⦿標準の文字数を使う
    • フォント:HG丸ゴシックM-PRO, 12pt.
  • マクロ「顔写真取り込み」 ‥‥ 試用中
    • 挿入 ⇒ 図 を連続して行う自作マクロ。
       ふりがな(6列目)と同じ「画像」フォルダー下にある画像を、13列目(画像)に挿入する。


差し込み印刷文書の作成

新しいラベルを作成して...

 ここで使う用紙は A-ONE 51002 と同じであるが、A4判横置き(カードとしては縦置き)で使用するので[新しいラベル]となる。(たぶん)

  1. Wordを起動し、白紙の文書を表示する。
  2. 差し込み文書・タブ/差し込み印刷の開始・グループの[差し込み印刷の開始]⇒[ラベル]をクリックする。
  3. 【ラベル オプション】ダイアログボックスで
    1. 該当するラベルが無いので[新しいラベル]をクリックし、
    2. 右図の項目を入力する。
      • ラベル名:A4横置き両面対応5×2面(任意、ラベル名のみで判るようにする)
         登録後は、ラベルの製造元[その他/ユーザー設定]に入り、製品番号に表示される。
      • 用紙サイズ:A4 横置き‥‥ を選択する。
      • 上余白等は右上図のとおり。
      • 入力し終えたら[OK]する。
    3. ラベルオプションに戻ったら、選択されている製品番号を確認し、[OK]する。
Word文書の「選手一覧」表と関連付ける(=リンクを張る)
  1. [宛先の選択]⇒[既存のリストを使用...]
  2. 【データファイルの選択】ダイアログボックスで、Wordの「選手一覧」を選択し、[開く]。
    • 「マクロが無効にされました」が出たら、ここではマクロは使わないので、[×]で閉じてよい。
カードをデザインする

 左上のセルでカードをデザインする。

左側:完成のイメージ 右側:フィールド挿入後
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  • 1行目の行頭で改行すると、表が崩れるぅ~
  • 1行目の「広島東洋カープ‥‥」は裏に表示するようにすれが、1行分情報が増える。
    • 文字情報は7行しか表示できない(たぶん)。画像の縮小はここでは出来ない。
  • 字下げはスペースで行なわず、インデントや中央揃え,右揃え等を使う。
  • タブの入力は、(表の中なので)Ctrl+Tab。
  • 行間は、段落の設定で行うのがお奨め。
  • フォント、フォントサイズを使ってメリハリを付ける。
  • 黄色の下線は、「選手一覧」から差し込む項目で、最大の桁数でデザインすると失敗が少ない。
  • デザイン中は画像の表示はできないので、仮の画像を入れてもよい。

差し込みフィールドの割り当て

 下記を繰り返す。

  1. 差し込む文字列を選択する。
  2. [差し込みフィールドの挿入▼](下側)をクリックし、
  3. フィールド名を選択する。

仮の画像を入れた時は、

  1. 仮の画像を削除する。
  2. カーソルの位置に画像フィールドを割り当てる。

[結果のプレビュー]で出来具合を確認できる。

他のカードにコピーする

 必ず[複数ラベルに反映]で行う。

  • 上書きされるので、変更時も使える。
  • コピペを使うと、差し込み文書が壊れる。
  • 結果のプレビュー・グループの
    • [結果のプレビュー]で確認できる。
    • レコード移動ボタンが使える。

印刷

 印刷はA4判のページ単位になるので「ラベル文書」を作り、それを印刷する方法がお薦め。

  1. [完了と差し込み▼]⇒[個々のドキュメントの編集]をクリックする。f:id:ogohnohito:20190521104243p:plain:right:w320
  2. 【新規文書への差し込み】ダイアログボックスで、下記を選択し、[OK]する。
    • ⦿すべて:すべてを出力する。
    • ⦿現在のレコード:現在表示されている分のみ出力する。
    • ⦿最初のレコード/最後のレコード:入力の範囲のみを出力する。
      • 出力単位は 5×2=10 なので、2~5 としても、2~12 が出力される。
  3. ラベル文書(≠差し込み文書)が表示されるので、
    • 個々の修整ができる。但し、1回限りで、作り変えると戻ることになる。
    • 不要なカードはセルを選択し Delete すれば、印刷されない。(白紙のカードになる)

💡ヒント

差し込み印刷文書を開いた時

 差し込み印刷文書を開くと『この文書を開くと、次のSQLコマンドが実行されます。』というメッセージが表示されます。


これは、FROM の右のファイル(上図では、選手一覧.docx)を参照しているためで、通常であれば[はい]とします。

  • このメッセージが出ないと、差し込み印刷文書が壊れている‥‥ ことになる。
  • 参照しているファイルを移動したり、名前を変えると、[はい]をクリックし再指定する必要がある。


差し込むレコードの選択

 通常であれば、差し込み元レコード(ここでは Wordの「選手一覧」表)の全てを差し込むが、これを制限することができる。但し、この条件は保存されるので、留意が必要である。

  1. 差し込み文書・タブ/差し込み印刷の開始・グループの[アドレス帳の編集]をクリックする。
  2. 差し込み印刷の宛先】ダイアログボックスが表示される
    • 名前の前のチェックを外すと出力されなくなる。
    • その他の使い方は、Excel の「フィルター」とほぼ同じ。

 結果は差し込み印刷文書に保存される。

差し込み印刷文書を開くと『セキュリティの警告 マクロが無効にされました。』が出る

 通常であれば、差し込み印刷文書にマクロは入っていませんので、ここでは[×]で閉じて問題ありません。

  • この警告が出るのは参照しているファイル(ここでは Wordの「選手一覧」表)が「マクロ有効」になっているため。(具体的には「選手一覧テンプレート.dotm」のマクロが使えるようにしているため)
  • この警告を出ないようにするには、
     これを行うと、Wordの「選手一覧」表 でマクロが使えなくなる。
    1. Wordの「選手一覧」表 を開く。
    2. セキュリティの警告 が出たら[×]で閉じる。(コンテンツを有効化しない)
    3. ファイル ⇒ オプション ⇒ アドイン と進める。
    4. 下部にある「管理」を[Word アドイン]に変え、[設定]をクリックする。
    5. 文書の作成に使用するテンプレート に「‥‥¥選手一覧テンプレート.dotm」が表示されているので、
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      これを削除(空欄に)し、[OK]で閉じる。
    6. Word文書に戻ったら、上書き保存する。

 これを行うと、この文書(Wordの「選手一覧」表)でマクロは使えなくなる。
戻すには、上記 5. で[添付]をクリックし、削除したテンプレート(ここでは、選手一覧テンプレート.dotm)を指定する。

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*1:画像を挿入すると、行が高くなるため。