まりふのひと

住所録で知るエクセルの基本操作（Excel2003編）

Excel

はじめに

Microsoftマイクロソフト Excelエクセル 2003 （以下、Excel と略す）は「表計算」ソフトです。
Excel の基本操作を「住所録」で知るというのはおかしいと思う方もおられるでしょうが、Excel には「表計算」以外に「データベース」という機能があり、この操作方法を学ぶ ということになります。
データベースとは、データ（data），基地（base）の造語で、データを格納するための仕組み・仕掛けです。従って、計算や装飾はあまり行ないません（出来ないということではありません）。
なぜ「住所録で」か ‥‥ Excel でデータベース機能を利用する場合、データは「リスト」形式で入力されている必要があります。

リストとは

　リストとは、「各列に見出しがあり、それぞれの列見出しの下に同じ形式のデータが並んだ表」のことです。‥‥

これにピッタリなのが住所録‥‥と言うより、住所録は「リスト」形式で作ってほしいのです。
Microsoft Office Online に「Excel 2003 でのリストの使い方」のページがあります。
http://office.microsoft.com/training/training.aspx?AssetID=RC010801391041
興味のある方は、一度覗いてください。

目次

  1. WindowsXP の Excel2003-SP3 で作成してあります。
  2. Microsoft Word は使えるものとしています。
  3. 「ダブルクリックで開く」設定にしてあるものとしています。
  4. ダイアログボックス等で、最後まで閉じる手順は記述していません。

▲ エクセルの起動

一般的には、

  1. ［スタート］⇒［全てのプログラム］⇒［Microsoft Office］⇒［Excel2003］をクリックします。
  2. 起動アイコン を作成してある場合は、これをダブルクリックして開きます。

パソコンにより異なりますので、自分のパソコンで確認してください。

▲ バージョン情報を見る

バージョンとは

　版という意味の英単語。書籍が誤植などを修正しながら版を重ねるように、ソフトウェアも機能を向上したり不具合を修正しながら版を重ねていく。‥‥引用：
このページは、Excel2003-SP3で作成してあります。自分のパソコンの「バージョン情報」を見たことがない人は一度は見てください。

  1. ［ヘルプ］メニュー ⇒［バージョン情報］をクリックします。

SPとは

サービスパック Service Pack
　Microsoft社のソフトウェア製品が発売された後に公開された修正プログラムをまとめたもの。製品別に提供されている。
　ある程度の規模のソフトウェア製品は発売後に不具合が発見されるのが普通で、その都度対策プログラムが公開される。これがある程度の数集まったところでまとめて提供するのがサービスパックである。‥‥引用：
サービスパックを受けるには、Office Update を行う必要があります。
その方法が、いくつかあります。

  1. Windows Update と同時に Office Update を行う
  2. Excel からOffice Update を行う
    　この方法でも、「Microsoft Office CD のセット」を求められることは、当然ありますので、準備しておく必要はあります。
    1. Excel を起動します。
    2. ［ヘルプ］メニュー ⇒［更新のチェック］をクリックします。
    3. Microsoft office オンラインのページになりますので、「Office Update」に移動します。
    4. 以下、省略します。

▲ サンプルデータ

「住所録で知るExcelの基本操作」で使用するサンプルデータです。

  • SampleData.zip ‥‥ ファイルの種類：　圧縮（zip形式）フォルダ
    • 解凍すると、「住所録サンプル」が出来ます ‥‥ ファイルの種類：　Microsoft Excel ワークシート
    • どの（ワーク）シートを使うかは、指示に従ってください。


▲ エクセルウィンドウとワークシート

Excel を起動すると、次のようなウィンドウになります。ここには名前が付いています。以降の説明にもこの名前が出てきますので覚えてください。

  1. タイトルバー
    • プログラムの名前“Microsoft Excel”と今開いているファイル名が表示されています。
    • 右端の３っのボタン は、
      Excel ウィンドウの［最小化］，［最大化/元のサイズに戻す］，［閉じる］ボタンです。
  2. メニューバー
    • 右端の３っのボタン は、以下に述べる
      ワークシートの［最小化］，［最大化/元のサイズに戻す］，［閉じる］ボタンです。
    • ワークシートの［元のサイズに戻す］ボタンをクリックすると、次のようになります。
      このような状態で使うのは、複数のワークシートを開き、見比べながら操作する場合です。
      ワークシートは最大化して使いましょう。さもないと、表示されるものがされない（例えば、横スクロールバー）等トラブルの元となります。
  3. ツールバー
    • ツールバーは必要に応じ、表示/非表示 にします。

      標準的には、左図の状態です。
      ［表示］メニュー ⇒［ツールバー］をクリックして確認してください。
      　左図は、ツールバーの任意のボタンを右クリックしても表示されます。

    • ついでです。［ツール］メニュー ⇒［ユーザー設定］をクリックします。

      ［オプション］タブを上図の状態にします。
  4. 数式バー
    • 入力した内容が表示される場所です。ここからでも入力できます。
    • 表示/非表示 の切り替えは、［表示］メニュー ⇒［数式バー］で行います。
  5. 名前ボックス
    • アクティブセル（後述）の位置が表示される場所です。逆に、ここに位置を入力すると、その位置のセルがアクティブセルになります。
  6. ワークシート
    • 表を作る作業場所です。単に「シート」ともいいます。
  7. セル
    • 一つ一つの升目をセル（cell．小部屋の意）と言います。
    • 一つ（１枚）のワークシートには 256（列）×65,536（行）のセルがあります。
  8. 行番号
    • セルの行を表す番号です。1〜65,536 まであります。
  9. 列番号
    • セルの列を表す番号です。1〜256 までありますが、行番号と区別するため、ローマ字で表しますので、「列記号」と言う人もいます。A〜Z，AA〜AZ，BA〜 ‥‥ IV まであります。
  10. アクティブセル
    • セルをクリックすると図のように太い線で囲まれます。このセルを「アクティブセル」と言います。
    • アクティブセルの位置は、名前ボックスに、「列番号・行番号」の形式で表示されます。
    • セルに文字を入力するには、まず、「アクティブセル」にする必要があります。
  11. シートタブ（シート見出し）
    • インストラクターのネタ帳によれば「シート見出し」が正式な呼び方です。
    • ワークシートを切り替えにはここをクリックします。
    • ワークシートの名前は、初期設定では“Sheet1”，“Sheet2”‥‥ですが、シートタグをダブルクリックすると変更できます。判りやすい名前に変更してください。
  12. スクロールバー
    • 縦と横があります。特に横は「言語バー」等で隠れることがありますので「ない！ない！」と言わないでください。
  13. ステータスバー
    • ワークシートの状態が表示されます。
    • 表示/非表示 の切り替えは、［表示］メニュー ⇒［ステータスバー］で行います。
ヒント
  1. 初期設定のままExcelを起動すると、ウィンドウ右側に作業ウィンドウ（赤枠内）が表示されます。

    この作業ウィンドウの必要性をあまり感じないことから、パソコン同好会では「表示しない」ようにしています。
    その方法は、
    1. ［ツール］メニュー ⇒［オプション］をクリックします。
    2. ［表示］タブの、
      • 「起動時作業ウィンドウ」のチェックを外し、
      • ［OK］をクリックします。
  2. 「なんか画面が違う」と思う時、メニューバーの［表示］をクリックして見てください。

    右図は、［改ページプレビュー］が「オン」になっている状態です。
    このような時は、［標準］をクリックしてください。


▲ マウスポインタに注意する

マウスポインタは位置や操作の状況によって、色々な形に変わります。
形が違うと機能も違いますので、注意が必要です。ここでは、代表的なマウスポインタについて説明します。

No.形状例
1ワークシートのセル上にあるとき
2数式バーや、編集時のセル内にあるとき
このポインタが点滅している時のみ、文字の入力・修正が出来る。
3メニューやツールバーをポイントするとき
4アクティブセルまたは選択範囲の右下隅にポイントすると表示される。（オートフィル）
5列の幅を変更するとき（列番号の境界線上）
6行の高さ変更するとき（行番号の境界線上）
7 ウィンドウの境界線で表示サイズを変更するとき
8 ウィンドウの四隅でウィンドウを表示サイズを変更するとき
9行全体を選択するとき（行選択）
10列全体を選択するとき（列選択）
11アクティブセルや選択範囲の上下左右の線上にポイントすると表示される。（セルの移動）

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