Wordの差し込み印刷に使うExcelはリスト形式がベストだが名前を付ける方法もある

いきさつ

  1. 23日の iPS学習会で、Excelの名簿からWord2016の差し込み文書で名札を作っていた方が「日付の表示が変です」「急いでいるんです」‥‥
  2. 27日の午前中までになんとかブログを仕上げ、午後、鳥越分室で印刷まで終えた。
  3. その時、ブログに載せていないことまで言ってしまい、それが拡散したぁ~
     まだ言い足りないことがあったのに‥‥ 家計簿77でも使っている(費目リスト)ので大丈夫かなぁ~
  4. やはり心配‥‥
     で、急遽、頭の中を叩き出すことにした。今日は一日雨だし...

Wordの差し込み印刷に使う Excelワークシートの形式

 Wordの差し込み印刷Excelワークシートは「リスト形式」がベストです。

  • リスト形式とは(引用:Excel豆知識)
    www11.plala.or.jp
    1.リストとは
     リストとは、「各列に見出しがあり、それぞれの列見出しの下に同じ形式のデータが並んだ表」のことです。

    2.リストを作成する際の注意事項
    1. リストの1行目には列見出しを設定する。
    2. 同じ列に属するすべてのデータ(セル)に対しては、同じ書式を設定する。
    3. Excelがリストの範囲を正しく認識できるように、表のタイトルや合計データなど、リスト中のデータと意味が異なるものとの間には、少なくとも1つの空白行、空白列が必要です。
    4. データの先頭などには余分な空白を入れないようにする。

 しかし、別の目的で作った表とか前任者が作った場合もあるでしょう。

・1行目に「タイトル」と「何時現在か」の情報を持っている。
・2行目は空行。
例えば次のような表です。
(今回のために作った)

これは「リスト形式」でないため、このままでは差し込みに失敗します。

リスト形式の範囲に名前を付ける

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  1. 見出し行を含んだリスト形式の範囲を選択する。
  2. [名前ボックス]にわかり易い名前を入力する。
    • 名前ボックスにはアクティブセルの番地が表示されているので削除し、入力する。(上書きする)



💡 ヒント

  • 名前を入力後、名前ボックス右端の[▼]をクリックし、名前を選択すると、その範囲が選択される。
  • データを追加(例えば12行目)しても、名前ボックスの範囲は変わらない。
  • 行挿入でデータを追加すると、名前ボックスの範囲は自動的に広がる。
    • 行挿入した後、印刷の順序に並べ替えておけばよい。
  • 名前を削除するには、(以下、Excel2013の場合)
    1. 数式・タブ/定義された名前・グループ の[名前の管理]をクリックし、
    2. 削除する名前を選択し、[削除]する。
  • 名前を変更するには、
    1. 数式・タブ/定義された名前・グループ の[名前の管理]をクリックし、
    2. 名前を選択し、[編集]する。
    3. 【名前の編集】ダイアログボックスで名前を変更し、
    4. [OK]
  • 名前の範囲を変更するには、
    1. 数式・タブ/定義された名前・グループ の[名前の管理]をクリックし、
    2. 名前を選択する。
    3. 参照範囲ボックスの範囲を削除し、
    4. 新しい範囲を選択する。
    5. をクリックし、[閉じる]

Word差し込み文書/宛先の選択 時の留意点

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 Wordの 差し込み文書/宛先の選択 の過程で右図が出るので、Excelで付けた名前を選択する。
スプレッドシート全体」を選択すると、差し込みに失敗する。