まりふのひと

Word2010で作る『特殊車両通行申請書』≪検証中≫

Word

　右図の「特殊車両通行申請書」の作り方です。

図１.Word2010で作った未完成品

いきさつは こちら を参照してください。


　右図は未完成品です。ケースバイケースで枠を広げる等が必要になるので、Wordの構造（機能）をよく理解し、使う側で「完成」させてください。




ここでは、

フォントやフォントサイズ、中央揃えやセルの配置
行間、タブ位置等の設定

については触れていません。


§１．考え方
  • 最外枠はページ罫線で引く。
    • 基本は用紙より 10mm入った位置にする。
  • 最上部に“様式第一”があるため、「基準」を本文にせねばならぬ...
  • 一つ内側の罫線は、最外枠より 4mm内側に入った位置に［図形］で引く。
    • 本文を修正しても図形が動かないヘッダーに入れるのがベストかも...
  • 余白の基本は 20mmとする。
    • 上は 20mm。
    • 左は綴じ代が作ってあるようなので 25mm。
    • 右は20mm。
    • 下は‥‥ 当面、15mmでスタート、まずければ後で調整する。



§２．ページ設定
  1. 余白 ‥‥ 上述のとおり
  2. 文字数と行数の指定 ‥‥ 8標準の文字数を使う
    • 混み入った文書を作るには必須‥‥　かも。
  3. ヘッダーの「用紙の端からの距離」‥‥ 11mm。（根拠レス）
  4. ［フォントの設定］
    • 日本語用のフォント‥‥ MS P明朝（込み入った文書を作るには、プロポーショナルフォントがお勧め）
    • 英数字用のフォント‥‥ （日本語用と同じフォント）で、統一する。
  5. ［グリッド線］
    • 文字グリッド線の間隔を綺麗な値（例えば　0.5字）にする。（綺麗な文書を作るには...）
§３．文書全体の設定
  1. ［編集記号の表示］は‥‥ 当然。
  2. ［ルーラー］も当然 表示。
§４．ページ罫線を引き、ヘッダーに入れる文字を入力する
  • ページ罫線
    1. 線の太さ＝0.5ptで、（任意）
    2. ［囲む］
    3. ［オプション］をクリックし、
      • 基準を［本文］とし、
      • 余白を上下は 11pt（≒3.9mm）、左右は 30pt（≒9.9mm）とする。（任意）
  • “様式第一”の入力
    1. ヘッダー位置をダブルクリックする。
    2. “様式第一”を、フォントを 9pt.で入力する。（本文より一回り小さくする）
    3. 左インデントを -2字 にする。
ヒント
  1. 表を挿入すると、表の左端の罫線が左余白に食い込む。
    　　
  2. これは、表の［プロパティ］⇒［オプション］の、左右の余白が 1.9mm になっているため。
    　　
  3. これを 0 にすると、左余白と表の左端の罫線がピシャッと揃うが...
  4. 副作用として、セルの選択が難しくなる。


§５．１〜５行目の入力（○○殿の行まで）
  1. １行目
    • １行３列の表を挿入する。
    • “受付番号”を入力し、大きさを決める。
    • 表全体の罫線を［枠なし］とし、２〜３列目は［格子］とする。
  2. ２行目 ‥‥ 空行とする。（罫線が入る）
  3. ３行目
    • ４行目を確保し、
    • ３行目に“特殊車両通行　許可認定　申請書（　　　）”と入力する。
    • フォント、フォントサイズ、中央揃え等の設定を行う。
    • “許可認定”を選択し、［拡張書式］⇒［組み文字］をクリックする。
    • サイズは上記と同じに、［OK］。
    • 文字が縮小されてしまったら、
      1. “許可認定”を選択し、
      2. ［拡張書式］⇒［文字の拡大/縮小］を［100%］にする。
  4. ４行目を入力する。
  5. ５行目の日付は、右揃えタブで対応する。
§６．６行目からは２段組み

　半分の幅で右図を入力し、２段組みにする。
実際には左の段の方が広いが、それは後の話。

  1. 空の行を１行作り、（後の処理がし易いため）
  2. 右図を入力する。
    • 左の段の表は、１っで対応した方が作り易い‥‥　かも。
    • 具体的な内容（文字）を入力する。（住所等を“○○”で入力するのは意味がない）
  3. 入力後は、１行 空の行を作っておく‥‥ のがポイントか...

  4. 通行開始日の行〜積載貨物/品名の行までを選択し、２段組みにする。


§７．２段組みより下
  • 単純な表なので、省略。
  • 車輛諸元にある単位は、（独断と偏見で）項目名に入れた。
    • 値を入力する側に立てば、この方が「容易」であると思われるから...
§８．行間の調整

　最初のページ設定で 8標準の文字数を使う としたので、下に余白が空くと思われる。このような場合、表の高さを高くする‥‥ とせず、

  1. 現在の行数を数え、
  2. 【ページ設定】ダイアログボックスの［文字数と行数］タブで
    • 8 行数だけを指定する とし、
    • 行数を入力すると、簡単に調整できる。


いきさつ

　「Excel で “特殊車両通行申請書” を作ったが、罫線の引き方がわからない...」という相談を受け、コピーを１枚いただいた。

  • 一見して（独断と偏見で）、「これは Excel では無理でしょう」と返事。
  • Wordにコピーして A4版に入るよう修正し、ページ罫線で対応したら？ と提案した。


とは言ったものの、帰宅後、一般的な申請書はどうなっているか Webで調べた。


特殊車両通行許可申請サポートオフィスに載っていた
「特殊車両通行許可申請書」

  • 上図からの推定
    1. Word（ワープロの意）で作ってある。（罫線が微妙にズレている）
    2. 「単位」が入力するセル（セルの配置が右下揃えになっている）の中にある。
      • こうすると、値入力用の行が必要になるんだよなぁ〜
    3. 外側の罫線（上図では見えない）は「ページ罫線」と推定。
      • おっと今、気が付いたが、いただいたコピー（図１）は “様式第一” が罫線の外にあるなぁ〜