まりふのひと

筆ぐるめに Excel95〜2003の住所録を移すには

fude

まりふのふせん　No.12

練習　投稿者：いちご　投稿日：2012年11月20日
　Windows7　筆グルメ19です。USBの住所録を筆ぐるめに書き込みたいけどできますか？


■　回答

§１．前提条件
  1. 「USBの住所録」とありますが、どういうソフトで作った住所録かが不明です。
    　その後、掲示板で確認したところ「XP の Excel」とのこと。
    Excelのバージョンが不明なれど、WindowsXP なので Excel95〜2003 に間違いないだろう。
  2. エクセルの住所録は リスト形式 である必要があります。
    （麻里府パソコン同好会で作成した住所録は、リスト形式です）
§２．筆ぐるめ ver.17での方法
  1. 筆ぐるめを起動する。
  2. ［おもて（宛名）］タブを選択する。
  3. ［マイ住所録］を選択し、
  4. 機能ツールバーの［住所録データ取込］をクリックする。
  5. 【外部データ読み込み】ダイアログボックスで、
    1. 8他ソフトデータ　を選択し、［次へ］
    2. 8Excel95/2000/2002/2003ファイル　を選択し、［次へ］
    3. エクセル住所録を選択し、［開く］
      • USBは「ファイルの場所」の右端にある［▼］をクリック、「コンピューター」の下にある。（たぶん）
  6. 「関連付け」（後述）を行い、［変換実行］する。
  7. 警告の後、
  8. 8新規住所録として登録　を選択し、［次へ］
    • 失敗した時のことを考慮すると、「既存住所録に追加登録」しない方が安全である。
      （成功を確認後、結合すればよい）
  9. ［パスワードを設定しない］をクリックする。
    • パスワードは上手くできた後に設定すればよい。
  10. ［OK］で終了する。

新しい住所録が出来るので、内容を確認します。

§３．関連付け

「関連付け」とは、外部データ（エクセル住所録）の項目を筆ぐるめのどの項目に取り込むかを指示するものです。
エクセル住所録は項目名を自由に設定できるので、「このとおり行えば出来る」手順はありません。
次の手順は、「麻里府パソコン同好会で使ったエクセル住所録」を筆ぐるめに取り込むための関連付けですので、参考にしてください。


筆ぐるめ ver.17 では、外部データにエクセル住所録にない項目が表示されます。
個人的には「バグ」（または手抜き）と思っていますが、おまけのソフトなので「あり」かなと...

  1. 関連付けに進むと、次の画面になります。
    関連付け 完成図

    • 左側が外部データ（エクセル住所録）の項目
      • No.は特に意味はなく参考。
    • 右側が筆ぐるめ項目
      　上図は関連付けした項目のみ表示してあり、実画面とは異なる。

  2. 左下にある R１レコード目を項目数にする　のチェックを外す。
  3. 「氏名」を関連付ける。
    1. 外部データの“氏名”をクリックし、
    2. 筆ぐるめ項目の“氏名”をクリックする。
    3. ［関連付け≫］をクリックする。
      • 筆ぐるめ項目の氏名の右に、外部データの No. と項目名（“氏名”）が表示される。
  4. 同様の方法で、下記を関連付ける。
    • 外部データ：かな ≫ 筆ぐるめ項目：氏名よみ
    • 外部データ：連名 ≫ 筆ぐるめ項目：連名１氏名
    • 外部データ：電話番号 ≫ 筆ぐるめ項目：自宅TEL
    • 外部データ：郵便番号 ≫ 筆ぐるめ項目：自宅郵便番号
    • 外部データ：住所１ ≫ 筆ぐるめ項目：自宅住所
  5. 「住所２」の関連付け
    1. 外部データの“住所２”をクリックし、
    2. 筆ぐるめ項目の“自宅住所”をクリックする。
    3. ［関連付け≫］をクリックする。
      • 筆ぐるめ項目の自宅住所の右の、「データ2」に外部データの No. と項目名（“住所２”）が表示される。
  6. R１レコード目を項目数にする　のチェックを入れる。
    • 内容が表示されるので、間違いないか確認する。
    • 左上のレコード番号を進めると、その内容が表示される。
  7. ［変換実行］をクリックする。