ここでは、次にような住所録が作成してあるものとします。
| A | B | C | D | E | F | G | H | I | J | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | No | かな | 氏名 | 関係 | 欠礼 | 連名 | 電話番号 | 郵便番号 | 住所１ | 住所２ |
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- 「かな」順に並び替えると、通常（昇順の場合）は“あ”が上に並びます。
- “あ”の中の順序はバラバラです。そこで、同じかなの中では「氏名」順に並べることにします。
- 任意のセル（1行目の項目名がベスト）をクリックする。
- 住所録はリスト形式を前提にしていますので、これで「並べ替えるセルの範囲を選択」したことになります。
- 「範囲選択」は厳禁です！（住所録が崩れます）
- 【並べ替え】ダイアログボックスを出す。
- Excel2003：［データ］メニュー ⇒［並べ替え］をクリックします。
- Excel2010：［データ］タブ/並べ替えとフィルターGr.の［並べ替え］をクリックします。
- 並べ替えの条件を指定する。
- 先頭行がタイトル行になっているのを確認する。
下記になっていない時は、「指定方法を間違った」か、住所録がリスト形式になっていない可能性があります。一旦、［キャンセル］すべきです。
Excel2003：「タイトル行」がオンになっているのを確認する。- Excel2010：「先頭行をデータの見出しとして使用する」にチェックが入っているのを確認する。
- 優先されるキーを指定する。
- Excel2003：
- 最優先されるキーのリスト表示ボタン
をクリックし、［かな］を選択し、 - 小さい順に並べる時は「昇順」を、大きい順に並べる時は［降順］をオンにします。
- 2番目に優先されるキーは［氏名］を選択し、
- 昇順/降順 を指定します。
- 3番目に優先されるキーは今回はありません。
何か入っている時は、リスト表示ボタンをクリックし、［（なし）］を選択します。
- ［オプション］をクリックし、
- 「ふりがなを使わない」を選択，
- ［OK］をクリックします。
- 【並べ替え】ダイアログボックスに戻ったら、［OK］をクリックします。
- 最優先されるキーのリスト表示ボタン
- Excel2010：
- 最優先されるキーのリスト表示ボタンをクリックし、
- ［かな］を選択，
- 「順序」は、小さい順に並べる時は［昇順］を、大きい順に並べる時は［降順］を選択します。
- 「次に優先されるキー」が無い時は、［レベルの追加］をクリックします。
- 次に優先されるキーは［氏名］を選択し、
- 順序を指定します。
- 3番目に優先されるキーがある時は、3番目の「次に優先されるキー」をクリックし、［レベルの削除］をクリックします。
- ［オプション］をクリックし、
- 「ふりがなを使わない」を選択，
- ［OK］をクリックします。
- 【並べ替え】ダイアログボックスに戻ったら、［OK］をクリックします。
- Excel2003：
- 先頭行がタイトル行になっているのを確認する。
ヒント
- 並べ替えは思わぬ失敗をすることがあります。並べ替えを行う前に、上書き保存する，名前を付けて保存する等の自己防衛をすべきです。
- データの［並べ替え］をクリックすると、前回の条件が表示されます。前回どおりでよい場合はそのまま［OK］をクリックします。
- 並べ替えに「ふりがな」を使うと‥‥
- 例えば「地名」です。
- “麻里府”を単語登録して入力した場合 ‥‥ ふりがなは“まりふ”
- “麻里府”を、“あさ”“さと”“ふ”で入力した場合 ‥‥ ふりがなは“あささとふ”
- “麻里府”をコピペした場合 ‥‥ ふりがなは空白（なし）になります。
- 姓の例
- “河野”さんを“こうの”で漢字変換した場合のふりがなは“こうの”
- “河野”さんを“かわの”で漢字変換した場合のふりがなは“かわの”
- ポイントは「正しいよみ」で入力しなくてはいけないと云うことです。
とすれば、「かな」を入力し、氏名は漢字コード順に並べた方が「意のまま」になるでしょう．．．
- 例えば「地名」です。
）が、隣に［降順で並べ替え］ボタンがあります。