まりふのひと

Wordで作るシステム手帳サイズの備忘録

Word

【目次】

▲ いきさつ

インターネットを使っていると、だんだん ID.やパスワード等が増える。
いちいち覚えてられないので、紙copiカミコピ Liteライト *1 に入力しておき、必要なつどコピペしていた。
このファイルを取り外しが出来る*2 ようにと

メモリーカード上に保存していたが、ある日突然、読めなくなくなった。

四苦八苦してやっと 半分＋α ほど復活できた（費用も掛かった）が、バックアップを取っていないので後の祭り‥‥
「バックアップ」って簡単に言うが、結構、大変の作業。機械的（自動的）に行うと、壊れたファイルをバックアップする可能性がある。かといって 世代管理 する気はない。
そこで、印刷しておくことに‥‥　印刷するのであれば、システム手帳 *3 がいいかなぁ〜
Wordは起動に時間が掛かるので出来れば避けたいが、背に腹は代えられない．．．
そこで、よくわかる Microsoft Office Word 演習問題集 Lesson72 を参考に、
j目次 のある備忘録を、入れ替え（並び替え）が簡単にできるようkスタイルを設定し、l両面印刷 で作くろうかと。普段は手帳を見れば、そろそろバックアップ（再印刷）した方がいいかなぁ〜 と思うだろうから．．．


▲ リフィル

  • 今回 使用したのは「バイブルサイズ」。平生の100円ショップで、無地の 95×170mm，80枚入りを購入した。
  • ネット上にもある（例えば、http://www.nplan.jp/system/b6.html）が、100円ショップの方が安いようだ。質が違うのであろう...


▲ ページ設定

  1. 「用紙サイズ」では「サイズを指定」とし、幅は 95mm、高さは用紙メーカーにより 1〜2mm違うようで、今回は 170mmとした。
  2. 「文字数と行数の指定」では、「標準の文字数を使う」ことにした。
  3. 「余白」は、上下：14mm、左右：10mm とした。
    • 左右は両面印刷の関係で同じ値とした。
    • 左右を10mmにすると文字の左端が、用紙の穴に引っかかるが、「それでなくても幅が狭いので、あまり大きくできない」，「実用上、支障は無い」のでこの値とした。
  4. 「ヘッダーとフッター」では、ヘッダー：6mm、フッター：6mm とした。
  5. ［フォントの設定］ ‥‥ 任意
    　用紙の幅が狭いので、MS UI Gothic とした。

    難点は、他フォントに比べ、半角ドットが小さい。これは、個々にフォント指定で対応することにする。
    • 日本語用のフォント： MS UI Gothic
    • 英数字用のフォント： （日本語用と同じフォント）
  6. ［グリッド線］
    • 文字グリッド線の間隔は、0.5字 とした。

上記の設定は、最初から「こうした」のではなく、試行錯誤した結果「こうなった」という値である。


▲ 目次ページの作成

  • 目次は Word の機能で作る。
  1. 文書の先頭に「目次」を作る。
    • 今回は「両面印刷」するので、目次は偶数ページがベスト。
    • 目次が何ページになるかは作ってみないと判らないので、当面、1〜2ページとする。
  • 目次のタイトルは各ページに表示した方がいいので、ヘッダーに入力する。
    • このため、備忘録のページとはセクションを分ける必要がある。
    • セクションを分けたついでに、フッターにはファイルのある場所（パス）を入れるものとする。
  • ページ罫線を入れる。


§１．ヘッダーにタイトルを入力する
  1. ヘッダーを表示する。
    • Word2010： ［挿入］タブ/ヘッダーとフッター グループの［ヘッダー］をクリックし、［ヘッダーの編集］をクリックする。
    • Word2003： ［表示］メニュー ⇒［ヘッダーとフッター］をクリックする。
  2. タイトル（例えば、“備忘録・目次”）を入力し、
  3. フォント、フォントサイズを設定し、
  4. 中央揃えする。
  5. ヘッダーを閉じる。
    • Word2010： ［デザイン］タブ/閉じる グループの［ヘッダーとフッターを閉じる］をクリックする。
§２．フッターにファイルのある場所（パス）を表示する
  1. フッターを表示する。
    • Word2010： ［挿入］タブ/ヘッダーとフッター グループの［フッター］をクリックし、［フッターの編集］をクリックする。
  2. フッターにファイルの場所を表示する
    • Word2003： 前述の手順でヘッダーを表示し、【ヘッダーとフッター】ツールバーの［ヘッダー/フッターの切り替え］をクリックする。
    1. Word2010： ［デザイン］タブ/挿入 グループの［クイックパーツ］をクリックし、［フィールド］をクリックする。
      Word2003： ［挿入］メニュー ⇒［フィールド］をクリックする。
    2. 【フィールド】ダイアログボックスで
      1. 「フィールドの名称」の［FileName］をクリックし、
      2. 「ファイル名にパスを追加」にチェックを入れる。
      3. ［OK］をクリックする。
  3. フッターに戻ったら、表示されている文字を選択し、フォントの設定を行う。
    • 本文よりフォントサイズは小さい方がよい。（たぶん）
  4. フッターを閉じる。
    • Word2010： ［デザイン］タブ/閉じる グループの［ヘッダーとフッターを閉じる］をクリックする。
§３．ページ罫線を入れる
  1. 【線種とページ罫線と網掛けの設定】ダイアログボックスを開く。
    • Word2010： ［ページレイアウト］タブ/ページの背景 グループの［ページ罫線］をクリックする。
    • Word2003： ［罫線］メニュー ⇒［線種とページ罫線と網掛けの設定］をクリックする。
  2. ［ページ罫線］タブでページ罫線を設定する。（設定は任意）
    • ページ罫線のヘッダーまたはフッターの文字列に掛かる場合は、ページ設定で上または下余白を大きくする必要がある。
    • 下の罫線が掛かる場合は、「下の罫線を引かない」という方法もある。
  3. ［オプション］をクリックする。
    　これは、ページ罫線を引く基準を変えるため。
  4. 「基準」を「本文」にし、
  5. 余白は、上下： 1pt、左右： 4pt とする。
    • 再設定すると、何故か「下」の値が変わる現象がある...
  6. ［OK］をクリックする。
  7. 元の画面に戻ったら、「設定対象」を「このセクション」にし、
    • 設定対象も、そのつど「文書全体」に戻るようだ...
  8. ［OK］をクリックする。
§４．目次のページは偶数にする

両面印刷するので、目次は偶数ページにする。（表裏とも目次にする場合）
現在は1ページしかないので、空の2ページ目を作る。
既に目次が作ってあり偶数ページで終わっている時は、次に空のページがあったら削除する必要がある。

  1. 1ページの最後（目次のページの最後）にカーソルを移す。
    • このテキストどおりであれば、［Ctrl］＋［End］（カーソルを文末に移動）でよい。
    • ステータスバーに「ページ: 1/1　行: 1　列: 1」（Word2003 では、1ページ　1行　1桁」）と表示されるはず。
  2. ［Ctrl］＋［Enter］（改ページの入力）


▲ 備忘録ページの準備

これは1回のみ行う。

§１．備忘録のページを作る

Word2010とWord2003では動作が違うようだ．．．

  • Word2010
    1. 目次の最後のページのページ末にカーソルを移す。
      • このテキストどおりであれば、［Ctrl］＋［End］（カーソルを文末に移動）でよい。
      • ステータスバーに「セクション: 1　ページ: 2/2　行: 1　列: 1」と表示される。
    2. 改ページする。（［Ctrl］＋［Enter］）
      • ステータスバーに「セクション: 1　ページ: 3/3　行: 1　列: 1」と表示されるはず。
    3. ［ページレイアウト］タブ/ページ設定 グループの［ページ/セクション区切りの挿入］をクリックし、
      1. ［現在の位置から開始］をクリックする。
      2. ステータスバーに「セクション: 2　ページ: 3/3　行: 1　列: 1」と表示される。
  • Word2003
    1. 目次の最後のページのページ末にカーソルを移す。
      • このテキストどおりであれば、［Ctrl］＋［End］（カーソルを文末に移動）でよい。
      • ステータスバーに「2ページ　1セクション　1行　1桁」）と表示されるはず。
    2. ［挿入］メニュー ⇒［改ページ］をクリックし、
    3. 「次のページから開始」を選択，
    4. ［OK］をクリックする。
    5. カーソルが移動し、ステータスバーに「3ページ　2セクション　1行　1桁」と表示される。
§２．ヘッダー、フッターの変更

ヘッダーは削除し、フッターにはページ番号を入れる。更に、ページ罫線は削除する。

  1. 3ページにカーソルを移す。
  2. ヘッダーを編集状態にする。（ダブルクリック）
  3. ［前と同じヘッダー/フッター］をオフにする。
    • Word2010は、［デザイン］タブ/ナビゲーション グループにある。
    • Word2003は 【ヘッダーとフッター】ツールバーにある。
  4. ヘッダーの全行を選択し、
  5. ［Delete］する。
  6. ヘッダーの編集を終了する。（文書エリアをダブルクリック）

  7. フッターを編集状態にする。（ダブルクリック）
  8. ［前と同じヘッダー/フッター］をオフにする。
    • Word2010は、［デザイン］タブ/ナビゲーション グループにある。
    • Word2003は 【ヘッダーとフッター】ツールバーにある。
  9. フッターの全行を選択し、
  10. ［Delete］する。

  11. “−−”（全角ハイフン２っ）を入力する。（任意）
  12. ハイフンの間にカーソルを移し、
  13. ページ番号を挿入する。
    • Word2010は、
      1. ［デザイン］タブ/ヘッダーとフッター グループの［ページ番号の挿入］をクリック、
      2. ［現在の位置］をクリック、
      3. ［番号のみ］をクリックする。
      4. ［デザイン］タブ/ヘッダーとフッター グループの［ページ番号の挿入］をクリック、
      5. ［ページ番号の書式設定］をクリックし、
      6. 「開始番号」を“1”を入力して、
      7. ［OK］
    • Word2003は、
      1. 【ヘッダーとフッター】ダイアログボックスの［ページ番号の挿入］をクリックする。
      2. 【ヘッダーとフッター】ダイアログボックスの［ページ番号の書式設定］をクリックし、
      3. 「開始番号」を“1”を入力して、
      4. ［OK］
  14. フォントおよびフォントサイズを設定し、（任意）
  15. ［中央揃え］する。
  16. フッターの編集を終了する。（文書エリアをダブルクリック）

  17. ページ罫線を削除する。
    1. カーソルがセクション3にあることを確認し、
    2. 【線種とページ罫線と網掛けの設定】ダイアログボックスを開く。
    3. ［ページ罫線］タブの
      • 「種類」の［罫線なし］を選択し、
      • 「設定対象」を［このセクション］にし、
    4. ［OK］でダイアログボックスを閉じる。

▲ スタイルの作成

備忘録のスタイルを決める。

  • 備忘録を大きく2っに分類する。（大分類）
    1. IT関連
      • インターネット等で使用する ユーザーID.やパスワード等。
    2. 覚書
      • 私の場合は‥‥ 息子の住所や生年月日，携帯電話番号。シルバー人材センターの会員番号等。
  • 備忘録の項目を中分類とする。
  • 中分類が細分化される時は小分類とする。

以下は試行中で、改善の余地がある．．．

§１．まず入力し
  1. IT関連
  2. ふ フリーメール
  3. ID：oidemase
  4. メールアドレス：oidemase@****
  5. パスワード：マイホーム1
  6. ID：marifupc
  7. メールアドレス：marifupc@****
  8. パスワード：マイホーム2
  9. ID：marif01
  10. メールアドレス：marifu01@****
  11. パスワード：マイホーム3
  12. ほ
  13. ID：marifu
  14. メールアドレス：marifu@****
  15. パスワード：算数1
参考）
  • パスワードは、手帳を落とす，置き忘れることを考慮し「暗号」で入力しておく。

§２．デザインする


  • 1行目（大分類）
    • 【段落】ダイアログボックスの設定
      • アウトラインレベル： レベル1
      • 「段落前で改ページする」にチェックを入れる。*4

    • フォントサイズを12pt.とし、太字とした。
    • 段落の罫線でデザインした。
  • 2行目（中分類）
    • 【段落】ダイアログボックスの設定
      • アウトラインレベル： レベル2
      • 間隔−段落前： 0.5行
      • 「次の段落と分離しない」にチェックをいれる。
        • これは、中分類がページの最後の行になった時は、自動的に改ページさせるたため。

    • フォントサイズは11pt.とした。
  • 3行目（小分類）
    • 【段落】ダイアログボックスの設定
      • アウトラインレベル： レベル3
      • 「次の段落と分離しない」にチェックをいれる。
    • ［文字の網掛け］を行った。
  • 4,5行目（本文）
    • 本文の箇条書きの段落の設定
      • インデント
        　左のインデント幅： 0.5字
        　最初の行： ぶら下げ， 幅： 1.5字
      • タブ位置： 2字（左揃え）
  • 6,9,13行目
    • 小分類（3行目）の書式をコピー
  • 7,8,10,11,14,15行目
    • 本文（4行目）の書式をコピー
  • 12行目
    • 中分類（2行目）の書式をコピー
§３．スタイルを登録する

大分類、中分類、小分類のスタイル（段落やフォントの設定）を登録し、備忘録の追加・変更に備えます。
スタイルの名前は、それぞれ、備忘録1、備忘録2、備忘録3 とします。

  • 大分類のスタイルを登録する
    1. 1行目（大分類の段落）にカーソルを移す。
    2. ［スタイルと書式］をクリックする。
      　以下の操作は、作業ウィンドウで行う。
    3. ［新しいスタイル］をクリックする。
    4. 【新しいスタイルの作成】ダイアログボックスで、
      • 名前： “備忘録1”を入力する。
      • 「自動的に更新する」のチェックは、「スタイルの使用に慣れている場合のみ行う」と Microsoft は言っている。
      • ［OK］をクリックする。
  • 中分類のスタイルを登録する
    1. 2行目（中分類の段落）にカーソルを移す。
    2. ［スタイルと書式］がオフになっている時はクリックする。
      　以下の操作は、作業ウィンドウで行う。
    3. ［新しいスタイル］をクリックする。
    4. 【新しいスタイルの作成】ダイアログボックスで、
      • 名前： “備忘録2”を入力する。
      • ［OK］をクリックする。
  • 小分類のスタイルを登録する
    1. 3行目（小分類の段落）にカーソルを移す。
    2. ［スタイルと書式］がオフになっている時はクリックする。
      　以下の操作は、作業ウィンドウで行う。
    3. ［新しいスタイル］をクリックする。
    4. 【新しいスタイルの作成】ダイアログボックスで、
      • 名前： “備忘録3”を入力する。
      • ［OK］をクリックする。
  • 本文の箇条書きもついでに登録する
    1. 4行目（箇条書きの段落）にカーソルを移す。
    2. ［スタイルと書式］がオフになっている時はクリックする。
      　以下の操作は、作業ウィンドウで行う。
    3. ［新しいスタイル］をクリックする。
    4. 【新しいスタイルの作成】ダイアログボックスで、
      • 名前： “備忘録4”を入力する。
      • ［OK］をクリックする。

登録が終わったら、作業ウィンドウを閉じる。


▲ 備忘録の入力

入力の準備が出来たので「上書き保存」します。その後、備忘録の入力 → スタイルの設定 の練習を行います。

  1. 備忘録を入力する
    　ここでは入力の手間を省くため、先の15行を「入力直後の状態」に戻します。
    • 備忘録（15行）をすべて選択し、
      1. 備忘録の先頭（1行目の行頭）にカーソルを移し、
      2. 「Shift」＋［Ctrl］＋［End］
    • 「スタイル」から［標準］を選択する。
      　→ この操作で、「入力状態」になるはず。
  2. スタイルを設定する
    • 1行目にカーソルを移動し、「スタイル」から［備忘録1］を選択する。
    • 2行目にカーソルを移動し、「スタイル」から［備忘録2］を選択する。
    • 3行目にカーソルを移動し、「スタイル」から［備忘録3］を選択する。
    • 4行目にカーソルを移動し、「スタイル」から［備忘録4］を選択する。
    • 5行目にカーソルを移動し、同じ操作の繰り返し。（［F4］）

　　以下、同様に操作する。［書式のコピー/貼り付け］も使える。


▲ 目次の作成

目次を作るには、「スタイル」の設定を「見出し1，見出し2...」にするのが通常（偏見？）だと思いますが、この備忘録では「備忘録1〜備忘録3...」としました。で、通常の目次設定とはチョッと手順が異なります。

§１．目次の新規作成
  • Word2003
    1. 文頭にカーソルを移す。（［Ctrl］＋［Home］）
    2. ［挿入］メニュー ⇒［参照］⇒［索引と目次］をクリックする。
    3. ［目次］タブで、
      • 全般−書式：［フォーマル］を選択し、（任意）
      • 全般−アウトラインレベル： 3 とする。
      • ［OK］ボタンでダイアログボックスを閉じる。
    4. 目次が表示される。
§２．目次の更新

「備忘録を追加した」，「備忘録の順序を入れ替えた」等の場合です。

  1. 目次の任意の位置を右クリックし、［フィールドの更新］をクリックます。
  2. 以下を選択し、
    • ページ番号だけを更新する
      • 追加入力したので行数が増えた‥‥ 等の場合です。
    • 目次のすべてを更新する
      • こちらの方が「安心」かもです。処理時間が掛かりますが、気になる程ではありませんので．．．
  3. ［OK］をクリックします。


▲ 備忘録の並び替え

備忘録を追加してゆくと、自分の希望する順番には並びません。挿入すれば別ですが...
Wordには、並び替える機能はありません（たぶん）。そこで、手で並び替えます。並び替えには［アウトライン表示］が便利です。以下は、中分類を並び替える例です。

  1. 備忘録のページ（セクション2）にカーソルを移す。
  2. ［アウトライン表示］に切り替える。
    • Word2010： ［表示］タブ/文書の表示グループの［アウトライン表示］をクリックする。
  3. 「レベルの表示」を［2レベル表示］にする。
    • Word2010： ［アウトライン］タブ/アウトラインツールグループの「レベルの表示」を［レベル2］にする。
  4. 移動する中分類にカーソルを移動し、
  5. ［上移動］または［下移動］をクリックする。
    • Word2010： ［アウトライン］タブ/アウトラインツールグループの［1つ上のレベルへ移動］または［1つ下のレベルへ移動］にする。
  6. 終了したら、［印刷レイアウト表示］に戻す。
    • Word2010： ［アウトライン］タブ/閉じるグループの［アウトライン表示を閉じる］をクリックする。
  7. その後、目次を更新しておく。


▲ サンプルデータ

まりふのひとの SkyDrive より、サンプルデータをダウンロードできる。

  1. 備忘録1（ページ設定後）.doc
  2. 備忘録2（目次ページ作成後）.doc
  3. 備忘録3（備忘録ページ作成・入力後）.doc
  4. 備忘録4（スタイル登録後）.doc
  5. 備忘録5（ページ設定後）.doc
  6. 備忘録6（目次作成後）.doc
  7. 備忘録7（完成）.doc


▲ 目次へ

*1:紙copiの無料版。メモ帳 を扱い易くしたようなソフト

*2:格好良く言えば「セキュリティ上」。16MBのCFで、普段は外しておき、必要な時に差し込んでいた。

*3:退職時にいただいた皮表紙の豪華版。しばらく使っていたが、完全リタイヤした今は眠っていた。

*4:これを行うと、左余白部に黒四角（■）が表示される らしい。