エクセル住所録の持ち方(ファイルの場所)

「私ならこうする」という方法で、ベストとは言えません。

§まずフォルダを作る

フォルダを作る場所は任意です。通常であれば、マイドキュメントでしょう。

    • パソコン同好会では、マイドキュメント(USBメモリの人は、マイコンピュータ ⇒ リムーバブルディスク)の下に「パソコン*組」と言うフォルダを作っています。そこで、「パソコン*組」フォルダの下に「住所録」フォルダを作る手もあります。
      しかし、この住所録は自分の住所録です。パソコン*組とは直接関係ありません。そこで、「パソコン*組」の下ではない方がいいでしょう。
  1. 例えば、マイドキュメントの下に“住所録”というフォルダを作る。
    • フォルダ名も任意ですが、「このフォルダには住所録に関するデータが入っている」ことが一目で判るようにします。
  2. 住所録フォルダの下に、Excel住所録を入れる。
§1台のパソコン共用する場合

例えば、職場で担当する顧客の住所録を作るとします。この場合は、個々に住所録を作るのがいいでしょう。何故ならば住所録を管理する人が異なるからです。
家庭の例では、夫と妻が1台のパソコンを使う場合です。

    1. A課住所録(あるいは、夫の住所録)
    2. B課住所録(あるいは、妻の住所録)

お互いの住所録を見られたくない場合は、パスワードを掛けることも出来ます。
但し、パスワードを忘れたら、自分も見られなくなります...

    • [ツール]メニュー ⇒[オプション]⇒[セキュリティ]タブ
§パソコンは自分しか使わない場合
    1. 「夫婦でも赤の他人」と思う場合
      • 「1台のパソコン共用する場合」に準じて住所録を分けます。
    2. 夫婦は「一心同体であるが一線を画したい」場合
      • シートで分けます。
    3. 完全に「一心同体」の場合
      • 誰の住所録であるかの項目を作ります。例えば下記の「所属」です。