まりふのひと

Excel2013／「氏名」を「姓」と「名」に分けるのにフラッシュフィルは便利で早いが...

Excel MAPS-TA

　MAPS-TAで行っている「よくわかる Excel2013 基礎」（FOM出版）の「総合問題６」に

フラッシュフィルを使って「氏名」を「姓」と「名」に分けなさい
という課題がある。
　MAPSでは常々、次のように言っている‥‥ つもり。

  1. いきなり回答を見てはいけません！
  2. 解らなければ、テキストをひっくり返し、読み直す。
  3. それでも解らない場合のために「解答」があるのです。


　さて上述の課題、「フラッシュフィルを使って‥‥」とあるので、使わなければいけないのであるが、Excel2013からの機能でもあるし、使い方を覚えていない。
索引をみたら P.222 となっているので見ればよいのであるが、まずは自己流で

  • 事前に、ページ末のサンプルデータをExcel2013のセルA1にコピぺし、
  • 自分流で行った。
◆関数を使う
  1. 区切り記号のスペースは半角か全角か‥‥
    1. セルA2をアクティブにし、
    2. 数式バーで‥‥ 全角であることを確認した。
  2. まずスペースの位置を返す関数を入力する。
    1. セルB2に“=find(” と入力し、
    2. ［関数の挿入］をクリック
    3. 下記を入力し、［OK］
      • 検索文字列：全角スペース
      • 対象：A2
      • 開始位置：1
    4. 「3」（3桁目、数式バーは「=FIND("　",A2,1)」）と表示された。
  3. 姓を切り出す。
    1. セルB2の関数を “=LEFT(A2,FIND("　",A2,1)-1)” に変更する。
    2. セルB2に「浜口」と表示される。
  4. 名を切り出す。
    1. セルC2の関数を “=MID(A2,FIND("　",A2,1)+1,10)” に変更する。
      • 3番目の引数の 10 は氏名の文字数以上の適当な値とした。
    2. セルC2に「ふみ」と表示される。
  5. フィルハンドルで数式をコピーする。
◆区切り位置を使う
  1. 氏名のデータ（セルA2〜A31）を選択する
    1. セルA2を選択し、
    2. Shift＋Ctrl＋↓
      • 「空白のセルは無い」前提
  2. データ・タブ/データツール・グループの［区切り位置］をクリックする。
  3. 【区切り位置指定ウィザード】で
    1. 8カンマやタブなどの区切り文字によってフィールドごとに区切られたデータ を選択する。
    2. 区切り文字の ☐その他 にチェックを入れ、
    3. その右のボックスに「全角スペース」を入力する。
    4. データのプレビューで、姓と名が縦線で区切られているのを確認する。
    5. 列のデータ形式：◉G/標準
      表示先：“b2” を入力（強いて「$」を付ける必要はない）
    6. ［完了］
◆フラッシュフィルを使う
  1. セルB2に “浜口” と入力する。
  2. セルB2を選択し、
  3. データ・タブ/データルール・グループの［フラッシュフィル］をクリックする。

  4. セルC2に “ふみ” と入力する。
  5. セルC2を選択し、
  6. データ・タブ/データルール・グループの［フラッシュフィル］をクリックする。
◆今日の結論

　「フラッシュフィル」‥‥　確かに便利で早い！
問題は‥‥ 思いどおりにならなかったときであろう。エラーとなった時‥‥

自分で対処できる方法を身に着けることが肝要かも...
オートマチック（フラッシュフィル）を使い続けるのではなく、何回に一度はマニュアル（関数）で使うようにしたいものだ。

≪今日の収穫≫
  • FIND関数とSEARCH関数の2つの違い（Excelを制する者は人生を制す　公開日：2014年3月23日）
    　大きく2つの違いがあります。
    • 大文字と小文字が区別されるか
    • 検索文字列にワイルドカード（「*」・「?」）が使用できるか
    一覧にまとめると、それぞれの関数では下表の通りです。
    　FINDSEARCH
    大文字と小文字が区別されるされない
    ワイルドカード使用不可使用可
    • 今回は問題ないが、Search() の方が人的トラブルが少ないかも‥‥
      • Findは直ぐ出たが、Searchは浮かばなかったぁ〜
    • 何れにしても全角/半角のスペースは区別される‥‥ ということ。
      • チャンポンの場合は、フラッシュフィルで統一出来る‥‥ は、確認済み。


▲ サンプルデータ
会員No. 氏名 姓 名 DM発送
20120001 浜口　ふみ 　 　 　
20120002 大原　友香 　 　 　
20120003 住吉　奈々 　 　 　
20120004 紀藤　江里 　 　 〇
20120005 斉藤　順子 　 　 　
20120006 富田　圭子 　 　 　
20120007 大木　紗枝 　 　 　
20120008 影山　真子 　 　 〇
20120009 保井　美鈴 　 　 　
20120010 吉岡　まり 　 　 　
20120011 桜田　美祢 　 　 　
20130001 北村　容子 　 　 　
20130002 田嶋　あかね 　 　 　
20130003 佐奈　京香 　 　 　
20130004 黒田　英華 　 　 　
20130005 田中　久仁子 　 　 　
20130006 高木　沙耶香 　 　 　
20130007 遠藤　みれ 　 　 〇
20130008 菊池　倫子 　 　 　
20130009 前原　美智子 　 　 〇
20130010 吉田　晴香 　 　 　
20130011 赤井　桃花 　 　 　
20130012 野村　せいら 　 　 　
20130013 小野寺　真由美 　 　 　
20130014 星乃　恭子 　 　 　
20130015 花田　亜希子 　 　 〇
20130016 近藤　真紀 　 　 　
20130017 西村　玲子 　 　 　
20130018 河野　愛美 　 　 〇
20130019 白石　真知子 　 　 〇