はがき宛名印刷で 住所を「追加した人」のみ印刷するには

パソコン同好会で行っている方法が前提です。
例えば、はがき宛名印刷を終えた後で「一人抜けていた」とか、年賀状を出していない人から来たので‥‥ と言う場合です。

１）住所録の更新

1. まず、住所，氏名等を住所録に追加入力します。
   • 「追加」するものとします。すなわち、「最後に、連続して入力してある」＝探し易い ということです。
     • 「並び替え」は、次の「はがき宛名印刷」後に行います。ここで並び替えると、追加した住所がバラバラになってしまい、「はがき宛名印刷」が面倒なことになります。
   • 「差出人」を使っている場合は、自分のルールに則り、入力します。
2. 上書き保存します。
3. 住所録マクロを実行します。
   • これは、次の「はがき宛名印刷」の直前に行えばいいのであって、住所を追加するつど行う必要はありません。

２）レター文書を作る

1. はがき宛名印刷用のWord文書を開きます。
2. 「この文書を開くと、次のSQLコマンドが実行されます」のメッセージで、［はい］をクリックします。

§方法１

1. 【はがき宛名印刷】ツールバーの中央が［差し込んだデータの表示］
   その右側にあるのがレコード移動ボタン
   1. ［差し込んだデータの表示］をオンにします。
   2. レコード移動ボタンを使って、「何番目から何番目まで」のレコードを印刷するのかを調べます。
   3. ［印刷］をクリックし、
   4. ［新規文書へ差し込み］をクリックします。
   5. 【新規文書への差し込み】ダイアログボックスで、
      • 「最初のレコード」ボックスに開始のレコード番号を、
      • 「最後のレコード」ボックスに終了のレコード番号を入力し、
      • ［OK］をクリックします。
2. 「レター**」の文書になりますので、
   • プレビュー等を使って、間違いないことを確認します。
   • 印刷は、［ファイル］メニュー ⇒［印刷］　で行います。
   • 印刷終了後、「レター**」文書を閉じます。保存は不要です。
3. はがき宛名文書に戻りますので、閉じます。修正したのであれば上書き保存します。

§方法２

1. 【はがき宛名印刷】ツールバーの
   1. ［宛名］をクリックします。
   2. 【差し込み印刷の宛先】ダイアログボックスが出ますので、
      印刷するレコードの左端にある□にチェックを入れます。
      その方法は、
      • まず氏名の列の幅を拡げ、名前が判るようにします。
      • ［すべてクリア］をクリックします。
        　→全レコードのチェックが外れます。
      • 印刷する氏名の方だけチェックを入れます。
        • 住所は「追加」したので、下方にあるはずです。
        • 「差出人」を使っている人は、差出人が合っていないと表示されません。
      • ［OK］をクリックします。
2. はがき宛名印刷文書に戻りますので、
   • ［差し込んだデータの表示］をオンにし、
   • レコード移動ボタンを使って、確認します。
     • 上記でチェックを入れた人しか表示されません。
   1. ［印刷］をクリックし、
   2. ［新規文書へ差し込み］をクリックします。
      • 「すべて」を選択し、
      • ［OK］をクリックします。
3. 「レター**」の文書になりますので、
   • プレビュー等を使って、間違いないことを確認します。

３）レター文書の印刷

「レター**」文書ができたら、印刷します。

1. ［ファイル］メニュー ⇒［印刷］をクリックします。
2. 【印刷】ダイアログボックスの［プロパティ］をクリックします。
   　プロパティの設定方法はプリンタにより異なります。
   • 用紙の大きさ：　はがき
   • 用紙の種類：　はがき
     • “はがき”がない時は、“普通紙”にします。インクジェットはがきでも、宛名面は普通紙です。
   • プロパティを閉じます。
3. 【印刷】ダイアログボックスに戻ったら、印刷します。
   • 部数は“１部”です。
   • ページ指定はできません。
4. 印刷終了後、「レター**」文書を閉じます。保存は不要です。
5. はがき宛名文書に戻りますので、閉じます。修正した場合は上書き保存します。