はがき宛名印刷で 住所を「追加した人」のみ印刷するには

パソコン同好会で行っている方法が前提です。
例えば、はがき宛名印刷を終えた後で「一人抜けていた」とか、年賀状を出していない人から来たので‥‥ と言う場合です。

1)住所録の更新

  1. まず、住所,氏名等を住所録に追加入力します。
    • 追加」するものとします。すなわち、「最後に、連続して入力してある」=探し易い ということです。
      • 「並び替え」は、次の「はがき宛名印刷」後に行います。ここで並び替えると、追加した住所がバラバラになってしまい、「はがき宛名印刷」が面倒なことになります。
    • 「差出人」を使っている場合は、自分のルールに則り、入力します。
  2. 上書き保存します。
  3. 住所録マクロを実行します。
    • これは、次の「はがき宛名印刷」の直前に行えばいいのであって、住所を追加するつど行う必要はありません。

2)レター文書を作る

  1. はがき宛名印刷用のWord文書を開きます。
  2. 「この文書を開くと、次のSQLコマンドが実行されます」のメッセージで、[はい]をクリックします。
§方法1
  1. 【はがき宛名印刷】ツールバー

    中央が[差し込んだデータの表示]
    その右側にあるのがレコード移動ボタン

    1. [差し込んだデータの表示]をオンにします。
    2. レコード移動ボタンを使って、「何番目から何番目まで」のレコードを印刷するのかを調べます。
    3. [印刷]をクリックし、
    4. [新規文書へ差し込み]をクリックします。
    5. 【新規文書への差し込み】ダイアログボックスで、
      • 「最初のレコード」ボックスに開始のレコード番号を、
      • 「最後のレコード」ボックスに終了のレコード番号を入力し、
      • [OK]をクリックします。
  2. 「レター**」の文書になりますので、
    • プレビュー等を使って、間違いないことを確認します。
    • 印刷は、[ファイル]メニュー ⇒[印刷] で行います。
    • 印刷終了後、「レター**」文書を閉じます。保存は不要です。
  3. はがき宛名文書に戻りますので、閉じます。修正したのであれば上書き保存します。
§方法2
  1. 【はがき宛名印刷】ツールバー
    1. [宛名]をクリックします。
    2. 差し込み印刷の宛先】ダイアログボックスが出ますので、

      印刷するレコードの左端にある□にチェックを入れます。
      その方法は、
      • まず氏名の列の幅を拡げ、名前が判るようにします。
      • [すべてクリア]をクリックします。
         →全レコードのチェックが外れます。
      • 印刷する氏名の方だけチェックを入れます。
        • 住所は「追加」したので、下方にあるはずです。
        • 「差出人」を使っている人は、差出人が合っていないと表示されません。
      • [OK]をクリックします。
  2. はがき宛名印刷文書に戻りますので、
    • [差し込んだデータの表示]をオンにし、
    • レコード移動ボタンを使って、確認します。
      • 上記でチェックを入れた人しか表示されません。
    1. [印刷]をクリックし、
    2. [新規文書へ差し込み]をクリックします。
      • 「すべて」を選択し、
      • [OK]をクリックします。
  3. 「レター**」の文書になりますので、
    • プレビュー等を使って、間違いないことを確認します。

3)レター文書の印刷

「レター**」文書ができたら、印刷します。

  1. [ファイル]メニュー ⇒[印刷]をクリックします。
  2. 【印刷】ダイアログボックスの[プロパティ]をクリックします。
     プロパティの設定方法はプリンタにより異なります。
    • 用紙の大きさ: はがき
    • 用紙の種類: はがき
      • “はがき”がない時は、“普通紙”にします。インクジェットはがきでも、宛名面は普通紙です。
    • プロパティを閉じます。
  3. 【印刷】ダイアログボックスに戻ったら、印刷します。
    • 部数は“1部”です。
    • ページ指定はできません。
  4. 印刷終了後、「レター**」文書を閉じます。保存は不要です。
  5. はがき宛名文書に戻りますので、閉じます。修正した場合は上書き保存します。