次回のMAPS-TA(Excel基礎)で行いたいこと‥‥

 9/11日のMAPS-TAで「よくわかる Excel2013基礎」の総合問題が終わる予定だ。
質問が無ければ、その後、下記を行いたい。

その後、

  1. 付録3 Officeの基礎知識(P.266)
    • まずはP.274の「7 ショートカットキー」から‥‥
  2. 付録1 ショートカットキー一覧
     今、知らなくてもよいものがあるので取捨選択する。以下は追加するもの。
  3. 付録2 関数一覧

「Excelの範囲選択、マウスを使ってはいけません」という件名の「日経BP Mail」を読んで復習した

 今日の MAPS-TAで昼弁をご馳走になった。
そのお礼ではないが、帰宅してメールを見たら「日経BP社」から日経BPメールが入っていたので、紹介する。

  • Excelの範囲選択、マウスを使ってはいけません<日経クロステック>【日経BP Mail】(2018/08/28 11:34)
     ExcelシートのA2セルからA8セルを選択する。この場合、A2を選択してそのあとA8までドラッグするのが一般的だろう。しかし小さな表ならばいざしらず、50行や100行といった大きな表だと、ずるずるドラッグするのはあまりにも非効率だ。キーボードで範囲を選択する技を覚えておこう。

     まずA2セルを選択したら、[Ctrl]キーと[Shift]キーを押しながら「↓」キーを押す。するとA2から、データの入力されているA8までを一発で選択できる。
    ちなみにA2を選択したあと[Shift]キーを押しながら「↓」を押していくと、A2からA3に向かって1セルずつ選択範囲を拡大できる。また、[Ctrl]キーを押しながら「↓」を押すと、A列でデータの入力されている最終行のセルに移動できる。

     それでは、A1を選択して[Shift]キーと[Ctrl]キーを押しながら「↓」キーを押したあと、さらに「→」を押してみよう。するとA2から、データの入力されているD8まで、つまり表全体を選択できた。表全体の選択は、表内のいずれかのセルを選択した状態で[Ctrl]+[A]キーを押すことでも可能だ。

    続き「行列全体を素早く選択」、「離れたセルの選択は[Ctrl]キーで」
    https://tech.nikkeibp.co.jp/atcl/nxt/column/18/00286/051000002/

 上記の記事に(たぶん)あるショートカットキーを使って、今日行った総合問題6を自分流で復習してみる。
ここでは、サンプルデータ(作り替えた)をExcelのセルA1にコピペした状態で行った。(セルA1が「会員No.」)

課題1:セルH1に会員総数を求める

 ポイントは

  • 退会した会員は「氏名」をクリアしておく。
    • 会員No.は「空き番」として残しておく。
  • 会員の増減にも耐えられるものとする。
  1. セルH1を選択する。
  2. “=counta(” と入力し、
  3. [関数の挿入]をクリックする。
  4. 値1 ボックスにカーソルを移す。
  5. セルB2 をクリックし、
  6. Shift+Ctrl+↓ を垂直スクロールボックスが下端に来るまで押下する。
    • Shift+Ctrl を押したまま、↓キーを2回(たぶん)押す。
    • Excel2013では、値1 に “B2:B1048576” が入るはず。
  7. [OK]
  8. セルH1 に「30」と表示されるはず...
課題2:セルH2にDM発送件数を求める

 基本的には課題1と同じ。

  1. セルH2を選択する。
  2. “=counta(” と入力し、
  3. [関数の挿入]をクリックする。
  4. 値1 ボックスにカーソルを移す。
  5. セルE2 をクリックし、
  6. Shift+Ctrl+↓ を垂直スクロールボックスが下端に来るまで押下する。
    • Shift+Ctrl を押したまま、↓キーを7回(たぶん)押す。
    • Excel2013では、値1 に “E2:E1048576” が入るはず。
  7. [OK]
  8. セルH2 に「7」と表示されるはず...

Excel2013/「氏名」を「姓」と「名」に分けるのにフラッシュフィルは便利で早いが...

 MAPS-TAで行っている「よくわかる Excel2013 基礎」(FOM出版)の「総合問題6」に

フラッシュフィルを使って「氏名」を「姓」と「名」に分けなさい
という課題がある。
 MAPSでは常々、次のように言っている‥‥ つもり。

  1. いきなり回答を見てはいけません!
  2. 解らなければ、テキストをひっくり返し、読み直す。
  3. それでも解らない場合のために「解答」があるのです。



 さて上述の課題、「フラッシュフィルを使って‥‥」とあるので、使わなければいけないのであるが、Excel2013からの機能でもあるし、使い方を覚えていない。
索引をみたら P.222 となっているので見ればよいのであるが、まずは自己流で

  • 事前に、ページ末のサンプルデータをExcel2013のセルA1にコピぺし、
  • 自分流で行った。
◆関数を使う
  1. 区切り記号のスペースは半角か全角か‥‥
    1. セルA2をアクティブにし、
    2. 数式バーで‥‥ 全角であることを確認した。
  2. まずスペースの位置を返す関数を入力する。
    1. セルB2に“=find(” と入力し、
    2. [関数の挿入]をクリック
    3. 下記を入力し、[OK]
      • 検索文字列:全角スペース
      • 対象:A2
      • 開始位置:1
    4. 「3」(3桁目、数式バーは「=FIND(" ",A2,1)」)と表示された。
  3. 姓を切り出す。
    1. セルB2の関数を “=LEFT(A2,FIND(" ",A2,1)-1)” に変更する。
    2. セルB2に「浜口」と表示される。
  4. 名を切り出す。
    1. セルC2の関数を “=MID(A2,FIND(" ",A2,1)+1,10)” に変更する。
      • 3番目の引数の 10 は氏名の文字数以上の適当な値とした。
    2. セルC2に「ふみ」と表示される。
  5. フィルハンドルで数式をコピーする。
◆区切り位置を使う
  1. 氏名のデータ(セルA2〜A31)を選択する
    1. セルA2を選択し、
    2. Shift+Ctrl+↓
      • 「空白のセルは無い」前提
  2. データ・タブ/データツール・グループの[区切り位置]をクリックする。
  3. 【区切り位置指定ウィザード】で
    1. 8カンマやタブなどの区切り文字によってフィールドごとに区切られたデータ を選択する。
    2. 区切り文字の ☐その他 にチェックを入れ、
    3. その右のボックスに「全角スペース」を入力する。
    4. データのプレビューで、姓と名が縦線で区切られているのを確認する。
    5. 列のデータ形式:◉G/標準
      表示先:“b2” を入力(強いて「$」を付ける必要はない)
    6. [完了]
◆フラッシュフィルを使う
  1. セルB2に “浜口” と入力する。
  2. セルB2を選択し、
  3. データ・タブ/データルール・グループの[フラッシュフィル]をクリックする。

  4. セルC2に “ふみ” と入力する。
  5. セルC2を選択し、
  6. データ・タブ/データルール・グループの[フラッシュフィル]をクリックする。
◆今日の結論

 「フラッシュフィル」‥‥ 確かに便利で早い!
問題は‥‥ 思いどおりにならなかったときであろう。エラーとなった時‥‥

自分で対処できる方法を身に着けることが肝要かも...
オートマチック(フラッシュフィル)を使い続けるのではなく、何回に一度はマニュアル(関数)で使うようにしたいものだ。

≪今日の収穫≫
  • FIND関数とSEARCH関数の2つの違いExcelを制する者は人生を制す 公開日:2014年3月23日)
     大きく2つの違いがあります。
    • 大文字と小文字が区別されるか
    • 検索文字列にワイルドカード(「*」・「?」)が使用できるか
    一覧にまとめると、それぞれの関数では下表の通りです。
     FINDSEARCH
    大文字と小文字が区別されるされない
    ワイルドカード使用不可使用可
    • 今回は問題ないが、Search() の方が人的トラブルが少ないかも‥‥
      • Findは直ぐ出たが、Searchは浮かばなかったぁ〜
    • 何れにしても全角/半角のスペースは区別される‥‥ ということ。
      • チャンポンの場合は、フラッシュフィルで統一出来る‥‥ は、確認済み。



サンプルデータ
会員No. 氏名 DM発送
20120001 浜口 ふみ      
20120002 大原 友香      
20120003 住吉 奈々      
20120004 紀藤 江里    
20120005 斉藤 順子      
20120006 富田 圭子      
20120007 大木 紗枝      
20120008 影山 真子    
20120009 保井 美鈴      
20120010 吉岡 まり      
20120011 桜田 美祢      
20130001 北村 容子      
20130002 田嶋 あかね      
20130003 佐奈 京香      
20130004 黒田 英華      
20130005 田中 久仁子      
20130006 高木 沙耶香      
20130007 遠藤 みれ    
20130008 菊池 倫子      
20130009 前原 美智子    
20130010 吉田 晴香      
20130011 赤井 桃花      
20130012 野村 せいら      
20130013 小野寺 真由美      
20130014 星乃 恭子      
20130015 花田 亜希子    
20130016 近藤 真紀      
20130017 西村 玲子      
20130018 河野 愛美    
20130019 白石 真知子    

MAPS-TA、iPS-77の学習会出席の皆さんへ

◆セキュリティ関連

 2018年度の田布施町高齢者いきいき館のLAN回線利用の申し込みを行いました。
まだ許可されていませんが、4月第1回学習会時、セキュリティのチェックを行います。

  1. PC内のフルスキャン
  2. Windows Updateの更新漏れが無いことの確認
  3. 利用しているアプリが最新バージョンであることの確認
    • 具体的には、「MyJVNバージョンチェッカ for .NET」によりバージョンチェック。


 No.1については、学習会時に行うとレスポンスが悪くなるので、①事前に行い、①当日は結果の表示 をお願いします。


◆5月の学習会について

 5月15日(火)と16日(水)、来客があるので学習会に出席できません。
どちらかと言うと、避けるのではなく「自習」し、質問が出ればブログや掲示板にアップしてもらいたいです。

 よろしくお願いいたします。

Excel基礎/あなたは何曜日生まれですか?

 MAPS-TAでは「よくわかる Excel2013 基礎」(FOM出版)を輪講形式で行っている。
明日は81ページからの予定になっているが、下記を提案しようと思っている。

  • STEP4の途中からになるので、最初(P.79)から行ったらどうだろうか。
  • STEP4の最後が「STEP UP 表示形式の詳細設定」になっていることもあり、次の補足説明をしようか‥‥ と。
    1. 日付の入力は、
      • 年を入力しないと、パソコンのカレンダーの年になる。
      • 西暦年以外に、m(明治),t(大正)、s(昭和)、h(平成)+年 でも入力できる。
        • 年号は半角で入力,表示は大文字になる。
        • 入力後は西暦年に変換される。
    2. Excelの基本・日付の表示形式を理解しましょう」(Forguncy 2017.02.02)を理解する。
    3. 例えば h1/1/1 と入力すると、1989/1/1 となる。元号表示すると S64/1/1 となる。
    4. 課題1)貴方は何曜日に生まれましたか?
      • まりふのひと は水曜日です。
    5. 課題2)昭和の最初の日を、オートフィルを用いて表示しなさい
      • 因みに、平成の初日は 1989年1月8日です。

Windows10のOneDrive、便利だからと初期設定のまま使うのはヤバイかも...

 10日(火)のMAPS-TAでは、KKDHUBハブをセットしなかった。
しかし自分は、テキスト(よくわかる Microsoft Excel 2013 基礎)を OneDrive に置いているので、直接LANケーブルをつないだ。自宅と高齢者いきいき館では異なるPCを使っているためだ。



 彼女のPCを液晶テレビにつなぐ段になって エッ!?

  1. 保護ビューが表示されたまま入力している‥‥
    • Excel/Wordで「保護されたビュー」って何?どういう意味?(Tascal PCサポート情報 2016-03-04)
      お客様定期サポート中に質問を受けました。
       いつもこのデータ(インターネット上の業務用Excelデータ)を開くと、「保護されたビュー」ってのが出てきてすぐ使えないんだけど、でないようにすることってできる?
      まあ面倒がらずに「編集を有効にする」を押せばいいんだけど・・・
      いつも押しているので面倒で・・・
      これは、画面で言うこんなやつですね。

       ‥‥ 以下、省略 ‥‥
    • 保護ビューが出たまま使って、入力が保存できるの?
  2. とりあえず保存しないで閉じてもらって‥‥
  3. ドキュメントから開き直してもらう‥‥ と、ドキュメントのフォルダに緑色の 点(チェックマーク)が‥‥
    • ファイルの横に変な緑色のチェックマークがついてしまいましたYahoo!知恵袋 2017/5/19)
       OneDriveに同期されているフォルダには緑のチェックがつきます。ファイル表示をさせると、同期されているファイルにもチェックがつきます。
       フォルダの同期を停止させる方法
      • 文中のリンク先「OneDriveと一部のフォルダーだけを同期する方法」(できるネット)にも
         Windows 10パソコンの[OneDrive]フォルダー内のフォルダーは、OneDriveと同期するかを個別に選択できます。容量の圧迫を最小限に抑えるため、必要なフォルダーだけを同期しましょう。
        とある。
    • アイコンの左下に大きなチェックマークが・・・(お助けあいあい 2011年12月20日
       気が付いたら、アイコンの左下に大きなチェックマークが付いているとSOS。サムネイル画像が見にくくてしかたありません。
      原因を調べるとNorton360がバックアップ必要ファイルにマークを付けていたようです。
  4. 問題は、OneDrive のドキュメントも同期させていること。
    OneDriveのドキュメントと PCのドキュメントの使い分けがチャンと出来ていますか?
    と問いたい...
    • 自分も OneDriveを使い始めた頃、何時も混乱しそうになったので、
       (1)ドキュメントの同期を停止。その後、
       (2)OneDriveに直接アクセスし、ドキュメントを削除した。
       (3)以降、通知領域に OneDriveのアイコンを表示し、
       (4)起動の度にチェックしている
      が、不具合は発生していない...

  5. 質問PCのOneDriveのフォルダを削除すると‥‥(Yahoo!知恵袋 2015/3/6)
     ネット上(OneDriveのアカウント)にファイルをアップして、その分、PCのハードディスクを浮かせようと思い、OneDriveを導入しました。
    しかし「もしかしてフォルダを消したらアカウントと同期してアップロードしたデータも消えるのでは?」と不安になりました。要するに「OneDriveのアカウントにどんどんファイルをアップしてPCの容量を浮かせたい」という事です。
    • ベストアンサー
       同期を利用しているときは、ローカルのファイルまたはフォルダを削除すれば。クラウドからも削除されます。
      容量を節約したいときは、「SDExplorer」というソフトで、OneDriveをローカルの仮想ドライブにすることが出来ます。エクスプローラのCopy&Pasteでファイルやフォルダのアップ・ダウンロードが出来ます。
KKD回答≫
    1. 「OneDriveにアップしてPCのハードディスクを浮かせる」には、
       (1)バックアップ先のフォルダの同期を解除し、
       (2)インターネットから OneDrive(https://onedrive.live.com/)に接続し、
       (3)メニューからPCのデータをアップロードする必要があります。
    2. 同期を解除せずに行うと、PCのファイルを削除した途端、OneDrive上のファイルも削除されてしまいます。
    3. 1. も 2. もイヤというのであれば、PC上の OneDriveフォルダーにバックアップするデータをコピーします。但しこの方法では、データを二重に持つことになり、ハードディスクを浮かせることはできません。
    4. ベストアンサーにある「SDExplorer」は『Windows Explorerを使って、あたかも自分のコンピューターであるかのようのように、Microsoft Live SkyDriveに保存しているドキュメントの日常操作を行うことができるフリーウェア』ですが、動作環境が WindowsXP以降となっており、SkyDriveの仕様変更で一時使えない時期があったようで、フリーソフトの共通の問題点もあります。
      • これは偏見と独断ですが、SDExplorer の SD とは SkyDrive と思われます。
        SkyDriveは今、OneDriveと名前が変わっています。

Excel2013で「見出しスクロールボタン」の機能を確認した

 MAPS-TAの「よくわかる Microsoft Excel 2013 基礎」を Excel2010で受けている。
今日午前中の 6 シートの挿入見出しスクロールボタン のボタンの数が減っているのに気が付いた。


 帰宅後、Excel2013で家計簿を開いて機能を確認した。

  1. [◀]をポイントすると
    • Ctrl+左クリック
       先頭のシートにスクロール
    • 右クリック
       すべてのシートを表示
      • 「すべてのシートが表示できる訳ないじゃん!」と思い右クリックすると【シートの選択】ダイアログボックスが表示され納得した。
         (この機能は Excel2010にもあるが、使ったことがなかった)
  2. [▶]をポイントすると
    • Ctrl+左クリック
       最後のシートにスクロール
    • 右クリック
       すべてのシートを表示
  3. その右の[…](上図の印)は何? よく見ると‥‥ 右の方にもあった。
    • ところが「よくわかる Microsoft Excel 2013 基礎」の Excelの画面構成 には無い(空白)‥‥
    • ポイントしても何も表示されない。
    • 右クリックしたら‥‥ ヤバそうなメニューが出たので、慌てて閉じた。
    • シートスクロールボタンを操作していて気が付いた。
       これは、「隠れているシートがありますょ」のサインだと...
      • 先頭のシートにスクロールすると、左側の … が消える。
      • 最後のシートにスクロールすると、右側の … が消える。
      • Excel2013の画面構成 に無いのは、Sheet1 シートしかなく、隠れるものがないからだ。